Qualifikationsprojekt für ein smartes Bestellsystem

Zusammenfassung

• Von einer komplizierten und zeitfressenden IT-Umgebung hin zu einer smarten und konsistenten. 
• Entwicklung eines ganzheitlichen Konzeptes für den Veränderungsprozess. 
• Entwicklung eines Qualifizierungs- und Supportkonzeptes zur Begleitung, Motivierung und Schulung der Betroffenen. 
• Förderung einer positiven und motivierten Haltung der Betroffenen dem Wandel gegenüber. 
• Vermittlung von Wissen zur Befriedigung des Sicherheitsbedürfnisses und zur langanhaltenden Motivation der Betroffenen trotz unvermeidlicher Hürden im Projekt. 
• Entwicklung nachhaltiger Qualifizierungsinhalte, die heute noch genutzt werden.

Die Erwartungen an ein Bestellsystem wurden nicht erfüllt.

Der Prozess für die Auslösung von Bestellungen des Unternehmens und seiner Schwesterunternehmen war inkohärent und umständlich. Für verschiedene zu bestellende Güter wurden diverse Portale genutzt, deren Nutzen den Mitarbeitenden in Teilen nicht verständlich war. Verschiedene SAP-Systeme wurden parallel genutzt und waren nicht miteinander zu vereinen. Somit hatten die Bestellanforderungen je nach genutztem System unterschiedliche Bearbeitungszeiten, was häufig zu Verunsicherungen und Frustration führte. Inkonsistenz und Intransparenz sorgten für Frust und Passivität bei den Mitarbeitenden.

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Bestellen wie für mich zuhause

Unser Kunde reagierte clever und fragte die Betroffenen ganz konkret nach ihren Wünschen für die notwendige Veränderung. Die Vision: Ein Bestellsystem, das so einfach und intuitiv ist, wie ich es privat gewohnt bin. Es wurde ein neues, speziell an den Bedürfnissen des Kunden ausgerichtetes Bestellsystem in SAP entwickelt. 

Unsere Aufgabe war es, dieses neu entwickelte Bestellsystem zunächst nachzuvollziehen und in Kontrast zum "alten" Vorgehen zu setzen. Was ist neu? Wo stecken die Unterschiede und wo sind noch Parallelen zu Altbekanntem? Wir haben die Vorteile und Hürden des neuen Systems eruiert und die neuen Prozesse analysiert und visualisiert. Wir haben gemeinsam mit den technischen Experten das System und seine Tücken analysiert.  Gemeinsam mit dem Projektteam haben wir analysiert, welche Rollen und Personen in jedem der Schwesterunternehmen von dieser systemseitigen Veränderung betroffen ist. Diese in Summe 961 Personen wurden je nach ihrer Rolle im System in zu schulende Gruppen eingeteilt. Daraus haben wir dezidierte Module generiert, Lernziele festgelegt und Schulungsdesigns entworfen.

"Qualifizierung schafft Sicherheit schafft Vertrauen schafft Aktivität."

Auf Basis unserer neuen Erkenntnisse und unseres Wissens über das kundenspezifische System war es uns nun möglich, eine für die Anwender des Systems verständliche Schulungsunterlage zu gestalten. Dabei wurden alle möglichen Rollen, die die Anwender einnehmen könnten, bedacht und speziell für sie Unterlagen angefertigt.

Für die Schulungen, die nun durch uns terminiert wurden, wurden neben Schulungsunterlagen für die systemseitigen Anleitungen auch die neuen Prozesse, zusätzliche Hilfestellungen und Informationsquellen, die wichtigsten Vorteile aber auch Tücken des neuen Systems, die Möglichkeit zur Äußerung von Erwartungen und Wünschen, die Einladung zu Feedback und Verbesserungsvorschlägen integriert. Neben den digitalen Informationsquellen wurden speziell für die Mitarbeitenden in Lager und Produktion Printmedien entwickelt.

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Das Ziel unserer Schulungen war nicht nur der Wissenszugewinn, sondern auch die Förderung von Akzeptanz und Motivation. 

Das Ziel der Schulungen war nicht nur der Wissenszugewinn. Vielmehr wurde ein Bewusstsein dafür geschaffen, welche Unterschiede zu altbekannten Prozessen nun vorliegen. Es wurde aufgedeckt, inwiefern die neuen Prozesse eine Verbesserung darstellen und welche weiteren Möglichkeiten sich durch die neue Arbeitsweise nun auftun. Die Schulungen boten den Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre bisherigen Erfahrungen mit der neuen Arbeitsweise zu spiegeln und selbstständig Vorteile zu analysieren. Auf diesem Weg der Neuausrichtung und Akzeptanzschaffung haben wir die Teilnehmenden begleitet und unterstützt.  

Unsere Aufgabe war es, möglichst alle Teilnehmenden von der "Ich muss etwas Neues lernen und habe deshalb Mehrarbeit"-Einstellung hin zu einer "Die neue Arbeitsweise bringt mir in meiner täglichen Arbeit Vorteile und macht mich unterm Strich effizienter"-Haltung zu begleiten.  

Veränderung ist immer holperig. Die Kunst ist es, die Steine nicht zum Stolpern, sondern zum Bauen zu nutzen.

Wandel ist immer eine Herausforderung und birgt Ängste und Unbequemlichkeit für den Betroffenen. Das Ziel unserer Maßnahmen war es, diese Veränderung – trotz ihrer direkten Einflüsse auf altbekannte Muster – möglichst bequem zu gestalten und so viele Unterstützungsangebote wie möglich bereitzustellen.

Dieses Ziel haben wir erreicht.  

Die Resonanz unserer Teilnehmenden aber auch des Managements waren hervorragend. Wir konnten die Sicherheit, nach der sich die vom Wandel Betroffenen gesehnt haben, durch zusätzliche Web Based Trainings noch verstärken. So hatten alle die Möglichkeit, sämtliche Prozesse und Anwendungen in Form von kurzweiligen Beispielen in Videoform unabhängig von Ort und Zeit anzuschauen. Diese Angebote werden jetzt – lange nach dem Abschluss des Projektes und der Live-Schulungen – noch genutzt.