Zusammenfassung

• Onboarding als zentrale Herausforderung unseres Kunden - bei breit gefächerten Anforderungsprofilen und verschiedenen qualifikatorischen Voraussetzungen der neuen Kolleginnen und Kollegen.
• Entwicklung eines hybriden Lernsettings - der Campus-Lernwelt - zur Begleitung der Onboarding-Phase, das aus regelmäßigen Präsenzveranstaltungen (moderiert von Lernbegleiter:innen seitens des Kunden) und asynchronen Lerninhalten (Web-Based-Trainings, WBT) besteht.
• Aufbau fachlicher Qualifikationen durch max. 30-minütige, interaktiv gestaltete WBT zum asynchronen, selbstgesteuerten Lernen mit der Möglichkeit zur Wissensüberprüfung.
• Entwicklung eines Grob- und Feinkonzept inkl. didaktischer Aufbereitung der Inhalte in insgesamt 9 verschiedenen Modulen mit insgesamt 18 einzelnen WBT für die Grundlagenausbildung während des Onboardings.
• Erhöhung der Flexibilität durch das selbstgesteuerte Lernen.
• Stärkung des kulturellen und sozialen Miteinanders durch die Präsenzphase sowie Aufrechterhaltung und Stärkung der Motivation für die Selbstlernphasen.
• Implementierung nachhaltiger Strukturen: Campus-Lernwelt ist inzwischen auch über die Teilnehmenden des Onboardings hinaus zentrale Anlaufstelle für fachliche Qualifizierung der gesamten Belegschaft.

Zentrale Herausforderung bei unserem Kunden

Diese Erfolgsgeschichte über den Aufbau einer Lernwelt für neue Mitarbeitende begann im Frühsommer 2021. Der Kunde beschäftigt rund 400 Mitarbeiter:innen und wächst stetig, daher ist es eine fortwährende Aufgabe, regelmäßig neue Mitarbeitende einzuarbeiten. Und das in Themenfelder, für die es keine standardmäßige Ausbildung gibt. Als Softwarehersteller für Kommunen benötigen die Beschäftigten einerseits ein breites Spektrum rechtlicher Grundlagen - etwa zur Sozialgesetzgebung. Daneben sind als Softwarehersteller natürlich entsprechende Kompetenzen im Bereich der IT zentral.

Es sollten nun Strukturen geschaffen werden, die eine schnelle und effiziente Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen in die erforderlichen Themenfelder gewährleisten. Und hier begann unser Beratungsprozess.

Onboarding als Erfolgsfaktor

Mehrstufiger Beratungsprozess: Startschuss mit Workshop

Der Beratungsprozessstartet mit einem gemeinsamen Workshop mit Projektverantwortlichen des Kunden. Im Fokus hier: Bestandsaufnahme, Konkretisierung der Zielvorstellung und Formulierung einer gemeinsamen Vision.

Es stellte sich schnell heraus, dass das Onboarding in den verschiedenen Unternehmensbereichen ganz unterschiedlich gehandhabt wurde. So gab es Abteilungen, in denen neue Kolleg:innen zunächst einmal einen monatelangen Einarbeitungsprozess fernab destatsächlichen Arbeitsplatzes durchlaufen mussten. Der Besuch mehrtägiger Präsenzseminare externer Anbieter stand ebenso auf dem Plan wie der Besuch interner Veranstaltung zum Kennenlernen der Unternehmenskultur. In anderen Bereichen waren kurze Hospitationen vorgesehen, wobei Dauer und Intensität immer wieder auch vom aktuellen Arbeitsaufkommen abhängig waren.

Vision: Campus-Lernwelt für neue Mitarbeitende

Jeder neue Mitarbeitende durchläuft nach seiner Anstellung ein Onboarding, das alle wesentlichen Bereiche der zukünftigen Einsatzgebiete umfasst. Da die neuen Mitarbeitenden aus allen Bereichen einen heterogenen fachlichen, methodischen und produktspezifischen Kenntnisstand haben, werden neben einheitlichen Basismodulen die meisten Inhalte via asynchroner Lernformate in Form von WBTs angeboten.

Jeder Themenbereich hat ein oder mehrere interne Sponsor:innen, die für die inhaltliche Dimension Verantwortung übernehmen. Sie sind für ihren Bereich kompetent und auf der Höhe der aktuellen Entwicklung. Erforderliche Anpassungen (KVP) können die Sponsor:innen zielgerichtet in die entsprechenden Lernmodule einarbeiten (lassen).

Neben der Selbstlernphase via WBT wird das Onboarding durch regelmäßige Präsenzveranstaltungen begleitet. Diese werden von den Lernbegleitern moderiert, knüpfen thematisch an die Selbstlernphase an und schaffen Raum für gemeinsames Lernen und moderierten Austausch.

Zur richtigen Auswahl bzw. zur bedarfsgerechten Klassifizierung der notwendigen Inhalte mit Blick auf die zu qualifizierenden Mitarbeiter:innen bekommen diese einen agilen Lerncoach bzw. eine Lernprozessbegleitung an die Seite gestellt, die mit Ihnen den Qualifizierungsplan erstellt und diesen bei Bedarf auch anpasst.

Analyse der bestehenden Situation & Planung des Vorgehens

Nach abgeschlossenem Workshop mit den genannten Ergebnissen starteten wir zunächst einmal mit der Analyse der bestehenden Situation.

Dazu sichteten wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Unterlagen, wobei schnell klar wurde, dass es sich insgesamt um eine heterogene Sammlung handelt: von strukturierenden Dokumenten mit Inhaltsübersichten über Anleitungen und umfangreiche Handbücher bis hin zu Präsentationen sowie Wissensfilmen. Eine Aufteilung in verschiedene Vermittlungsformate, eine Einschätzung von Dauern, eine Differenzierung nach Rollen oder andere didaktische Überlegungen oder Ideen zur Gestaltung des Lernsettings auf dem Campus lagen nicht vor.

Basierend auf unserer Analyse sowie aus den Gesprächen mit der Projektgruppe ergab sich eine inhaltliche Unterteilung der relevanten Inhalte in eine Campusthemenweltbestehend aus 9 abgegrenzten Modulen.

Nun galt es zu definieren, welche Schritte getan werden müssen zur Gestaltung des Campus! Dieser Plan diente nicht nur als Leitfaden für die kommenden Schritte, sondern  ermöglichte darüber hinaus eine transparente Kommunikation mit dem Kunden. So konnten wir sicherstellen, dass wir die Vorstellungen und Erwartungen des Auftraggebers optimal berücksichtigten.

Vom Groben ins Detail - so lautete die Devise für unser Vorgehen. Daher vereinbarten wir mit der Projektgruppe ein Zwei-phasiges Vorgehen.

Aufbau des Campus: Phase 1

Diese Projektphase hatte das Ziel, die inhaltlichen und technischen Voraussetzungen für den Aufbau des Campus zu schaffen.

Was bedeutete das konkret?

Auf inhaltlicher Ebene haben wir für die 9 identifizierten Module jeweils ein Grobkonzepterarbeitet inklusive der Definition der Lernziele sowie der Festlegung der Lerninhalte. Dazu haben wir mit zuvor ausgewählten Expertinnen und Experten der jeweiligen Themenbereiche ein- bis zweistündige Interviews durchgeführt. Auf diese Weise konnte die inhaltliche Dimension der Trainings sichergestellt werden.  

Auf technischer Ebene wurde eine Campus Corporate Identity (CID) entwickelt – vom Design eines Logos über Erstellung diverser Vorlagen für die unterschiedlichen

Lernmaterialien. Außerdem wurde mit der Einrichtung und Implementierung der Campus-Plattform die Basis geschaffen für die Bereitstellung und Verwaltung der modularen Lerninhalte.

Des Weiteren erarbeitete die Projektgruppe das Konzept zum Aufbau und für die Durchführung der Präsenzveranstaltungen.

Feinarbeit: Phase 2

Die Ergebnisse und Outcomes der Phase 1 bildeten daher die Basis für das weitere Vorgehen in Phase 2. Hier ging es um die inhaltliche methodisch-didaktische Ausarbeitung der einzelnen Module.

Im Zentrum unserer Aktivitäten stand die Entwicklung der Drehbücher zu den einzelnen WBTs -basierend auf den fachlichen Inputs aus den durchgeführten Interviews.

Auch hier haben wir eng mit den Expertinnen und Experten zusammengearbeitet. So wurde selbstverständlich jedes erstellte WBT einer gründlichen Qualitätssicherung durch den Kunden unterzogen.

Im Ergebnis entstanden in 9 Modulen 18 einzelne WBTs.

Als wesentlicher Erfolgsfaktor ist an dieser Stelle die agile Organisationsstruktur zu nennen, die wir zu Projektbeginn implementiert und über das gesamte Projektaufrechterhalten haben. Dadurch war es immer möglich, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren. Eine enge Abstimmung zwischen allen am Prozessbeteiligten konnte so sichergestellt werden.

Go-Live! Der richtige Mix macht's.

Nur ein viertel Jahr nach dem Auftakt-Workshop und der Formulierung der Vision konnte der erste Durchgang mit einer Pilotphase starten und die ersten neuen Kolleginnen und Kollegen haben die Grundlagenausbildung auf dem Campus durchlaufen.

Das hybride Lernsetting erwies und erweist sich bis heute sowohl aufgrund der hohen Komplexität der Themen als auch aufgrund der Diversität der Lerngruppe als voller Erfolg!

Fachliche Themenwerden im Campus vorwiegend über WBTs vermittelt und erfolgen somit über selbstgesteuertes Lernen. Dies trägt vor allem dem unterschiedlichen Vorwissender Teilnehmenden Rechnung, da jeder genau dort ansetzen kann, wo er oder sie es benötigt.

Die gesamte Onboarding-Phase wird durch wöchentliche Präsenzveranstaltungen begleitet. Der inhaltliche Fokus liegt in dieser Phase auf soften Themen, es wird aber immer auch an die fachlichen Themen der Selbstlernphase angeknüpft und durch die Lernbegleiter:innen der fachliche Austausch unter den Teilnehmenden angestoßen und moderiert.

Individuelle Herausforderungen im Prozess können auf diese Weise schnell erkannt und gemeinsam eine Lösung gefunden werden. Besonders hervorzuheben ist, dass die Präsenzveranstaltungen für die neuen Kolleginnen und Kollegen der Raum sind, indem sie erste und oftmals überdauernde Netzwerke knüpfen können. Dies stärkt sowohl die Mitarbeiterbindung als auch die Motivation für die Selbstlernphasen.

Und jetzt?

Jetzt, fast zweieinhalb Jahre nach dem Go-Live können wir sagen, dass sich der Campus mit den dort bereitgestellten Lerninhalten nicht nur bei den neuen Kolleginnen und Kollegen während der Onboarding-Phase als Ort des Lernens etabliert hat, sondern auch längst bei der bestehenden Belegschaft. Sowohl die Teilnehmenden der Grundlagenausbildung, deren Vorgesetzte als auch die bestehende Belegschaft bewerten den Nutzen des Campus als enorm hoch.

Die Grundlagenausbildung für die Onboarding-Phase wurde ergänzt durch inzwischen 5weitere Themenfelder, die für einen großen Teil der Belegschaft einen wichtigen aktuellen Bezug haben. Der Campus wurde so zu einer zentralen Anlaufstelle zur internen fachlichen Qualifizierung.  

Die behandelten Themen sind oft gesetzlichen Änderungen unterworfen. Fortlaufende Aktualisierungen der WBTs sorgen dafür, dass die Qualität stets auf höchstem Niveau ist und die Belegschaft des Kunden zu allen wichtigen Themen immer up to date ist.