Unternehmensweite Kommunikation in einem Migrationsprojekt

Zusammenfassung

• Migrationsprojekt zur Abspaltung der technischen Umgebung des Mutterkonzernes
• Größte Herausforderung: Das aktive Tun der einzelnen Mitarbeitenden war unabdingbar, um die Migration überhaupt realisieren zu können.
• Phasen des Umbruchs sind meist von Unsicherheit und Desorientierung geprägt, worauf das typische „Kopf in den Sand stecken“ die häufigste Antwort ist.
• Wir haben aktiv den Kontakt zu den von der Veränderung betroffenen Personen aufgenommen, Informationsemails verfasst und versendet, die Kommunikation für die Migrationsprozesse erstellt und gesteuert sowie Feedback und Probleme in erster Instanz entgegengenommen und kommuniziert.
• Wir haben Artikel verfasst, um die komplexen technischen Vorhaben für jeden leicht verständlich zu transportieren und mit dem Ziel einer größtmöglichen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden eine Videobotschaft von der Geschäftsführung konzipiert.
• Unsere Aufgabe war nicht nur wichtig, sondern auch erfolgreich. Die gezielt eingesetzten Maßnahmen und Kommunikationswege wurden dankend angenommen und nach erfolgreichem Abschluss des Projektes sehr gelobt.

Trennung von tiefsitzenden alten Strukturen

Das JUNO Projekt wurde für die technische Abspaltung eines Tochterunternehmens von seinem Mutterkonzern initiiert. Das Ziel war es, die IT-Umgebungen autonom werden zu lassen, dabei Profile und Konten der Mitarbeitenden zu migrieren und Rechner umzustellen. Alles in Allem ein sehr umfangreiches und vielschichtiges Projekt.

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Kommunikation schafft Verständnis & Akzeptanz

Um die Mitarbeitenden bei dieser einschneidenden Veränderung zu begleiten und zu unterstützen, war es unsere Aufgabe die Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinaus zu steuern und zu gestalten. In Zusammenarbeit mit der internen Unternehmenskommunikation, den technischen Experten und dem Projektteam haben wir aktiv den Kontakt zu den von der Veränderung betroffenen Personen aufgenommen, Informationsemails verfasst und versendet, die Kommunikation für die Migrationsprozesse erstellt und gesteuert sowie Feedback und Probleme in erster Instanz entgegengenommen und kommuniziert.

"Umbruchsphasen sind turbulent. Immer. Was es braucht, sind Orientierung & gegenseitiges Verständnis."

Über den direkten Austausch mit den Mitarbeitenden hinaus, haben wir einen Informations-Share Point aufgesetzt und mit Inhalten gefüllt, um die Betroffenen global über die anstehenden Schritte zu informieren, über technische Probleme aufzuklären, neue Strukturen zu erläutern und Sicherheit in einer Phase der noch fehlenden Orientierung zu schaffen. Wir haben Artikel verfasst, um die komplexen technischen Vorhaben für jeden leicht verständlich zu transportieren und mit dem Ziel einer größtmöglichen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden eine Videobotschaft von der Geschäftsführung konzipiert, in der ebendiese in Form eines Interviews auf die zu erwartenden Ereignisse vor, während und nach der technischen Migration hinwies, über Hilfestellungen aufklärte und einen direkten Appell an die KollegInnen richtete, die Migration zu unterstützen.  

Unsere Arbeit war von elementarer Wichtigkeit, da die Abspaltung des Unternehmens - wie es in der Realität zu erwarten ist - von technischen Hindernissen, unvorhergesehenen Störungen, Ungewissheit auf Seiten der Mitarbeitenden und einer generellen Unsicherheit in Bezug auf die Dauer und Ausmaße dieses "Überbrückungszustandes" geprägt war.

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[Ergebnis unserer Arbeit] Die Reaktionen auf Veränderungen können Passivität, Ablehnung und Frust sein. Können – müssen aber nicht.

Die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden über E-Mail, aber auch die zusätzlichen Informationsquellen und Ansprachen haben in der Zeit des Umbruchs überhaupt erst dafür gesorgt, dass die Betroffenen den "Kopf nicht in den Sand" gesteckt, sondern die Maßnahmen aktiv vorangetrieben haben. Denn - und das war der Weak Point dieser Umstellung - das aktive Handeln der Mitarbeitenden war für die Realisierung der Migration unabdingbar. Das bedeutet, dass der und die Einzelne tatsächlich aktiv etwas tun musste, um die Migration des eigenen Kontos anzustoßen.

Da Veränderungssituationen häufig von Erstarrtheit und passivem Verhalten der Betroffenen und weniger von Aktionismus geprägt sind, war es in diesem Projekt so wichtig, dass die Betroffenen weiterhin und trotz aller Schwierigkeiten motiviert und positiv blieben und weiterhin aktiv mitruderten, um die Migration in ruhigere Fahrwasser und schlussendlich in den sicheren Hafen zu navigieren.

Der in der Realität häufig zu beobachtenden Zustand des "Abwartens" und "Kopf in den Sand Steckens" durfte in diesem Szenario also unter keinen Umständen eintreten.

Unsere Aufgabe, dieses Ziel zu erreichen, war nicht nur wichtig, sondern auch erfolgreich. Die gezielt eingesetzten Maßnahmen und Kommunikationswege wurden dankend angenommen und nach erfolgreichem Abschluss des Projektes sehr gelobt. Es ist also nicht übertrieben zu behaupten, dass der Erfolg des Migrationsprojektes maßgeblich von dem Erfolg unserer Kommunikation mit den Mitarbeitenden abhing.