Die Wissensstafette
Ein Instrument zur effizienten Sicherung und Weitergabe von wertvollem Erfahrungswissen.
Ihre Ansprechpartnerin
Die Fluktuation von Mitarbeitenden ist ein natürlicher Bestandteil des Geschäftslebens, Menschen kommen und gehen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass bei einem Weggang wertvolles Wissen verloren geht - vor allem dann, wenn das Wissen nur in den Köpfen der Menschen gespeichert ist. Umso wichtiger, das Offboarding früh genug und richtig zu gestalten.
Um diesem Risiko entgegenzuwirken, führt ck quadrat schon seit vielen Jahren bei seinen Kunden eines regelmäßig durch:
die Wissensstafette!
Beim Offboarding von Mitarbeitenden ist es entscheidend, ihr Wissen zu erfassen und zu sichern, bevor sie das Unternehmen verlassen.
Besonders kritisch ist der Verlust von wertvollem Erfahrungswissen, das nicht dokumentiert, sondern nur in den Köpfen der Mitarbeitenden vorhanden ist.
Durch den moderierten Prozess wird das Wissen der ausscheidenden Mitarbeitenden (Wissensgeber*innen) erfasst und an die Teammitglieder oder einen konkreten Nachfolgenden (Wissensnehmer*innen) weitergegeben. Der Prozess nimmt in der Regel 2 bis 3 Arbeitstage der Beteiligten in Anspruch – je nach Wissensdichte und bereits vorhandenen Dokumentationen.
Beim transferierten Wissen handelt es sich um positions- und verantwortlichkeitsbezogene Informationen, die zielgerichtet an eine*n Nachfolger*in übergeben werden.
Ablauf einer Wissensstafette
Digitalisierung: I Organisation fit für die Zukunft machen
Die Digitalisierung hat unsere Arbeitswelt grundlegend verändert. Mit unseren WBTs können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die notwendigen digitalen Fähigkeiten erwerben, um in dieser dynamischen Umgebung erfolgreich zu sein. Wir erstellen Schulungsinhalte, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind und Ihnen helfen, Ihre Organisation fit für die Zukunft zu machen. Mithilfe unserer WBTs haben sie auf der einen Seite die Möglichkeit, sich verändernde Prozesse kurzweilig zu vermitteln. Auf der anderen Seite erfüllen Sie damit die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden nach flexiblem Arbeiten mithilfe digitalen, zeit- und ortsunabhängigen Lernformen.
Lernmanagementsysteme: Die effiziente Verwaltung Ihres Wissens
Wir unterstützen Sie beim Aufbau, bei der Pflege und bei der Administrierung nachhaltiger Personalentwicklungsstrukturen. Unsere Dienstleistungen umfassen das Hosting oder die Einrichtung von Lernmanagementsystemen (LMS), die Ihnen die effiziente Verwaltung, Auslieferung und Überwachung Ihrer WBTs ermöglichen. Mit einem LMS haben Sie einen Einblick in den Lernfortschritt Ihrer Mitarbeitenden und können sicherstellen, dass die Schulungsinhalte stets aktuell und relevant sind. Ihre Mitarbeitenden genießen den Vorteil einer ansprechenden und allzeit zugänglichen Online-Plattform zum Abrufen der Lerninhalte. Gerne hosten wir Ihre Lerninhalte in unserer ck quadrat Akademie oder beraten Sie bei der Einrichtung Ihres unternehmenseigenen LMS.
Durch die ck quadrat Akademie ermöglichen wir Ihren Mitarbeitenden einen Zugriff auf die WBTs Ihres Unternehmens und übernehmen die Nutzerverwaltung, während Sie sich um Ihr Geschäft kümmern.
Qualifizierung: Mitarbeitende entwickeln, Potenziale entfalten
Die kontinuierliche Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unsere maßgeschneiderten WBTs sind darauf ausgerichtet, Ihre Mitarbeitenden auf die Herausforderungen von heute und morgen vorzubereiten. Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um klare Lernziele zu definieren und Schulungsinhalte zu erstellen, die diese Ziele erreichen und gleichzeitig die Qualitätsstandards in Ihrem Unternehmen fördern. Die Qualifizierung mithilfe von eLearning und ansprechenden sowie motivierenden Inhalten steigert nachweislich die Mitarbeitendenzufriedenheit und sorgt für eine gesteigerte Mitarbeitendenbindung. So tragen Sie langfristig zum Erhalt und zur Zufriedenheit Ihrer wertvollsten Ressource bei.
Onboarding neuer Mitarbeitender: Ein reibungsloser Start
Eine reibungslose Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. Unsere WBTs unterstützen Sie dabei, neuen Teammitgliedern einen effizienten Start zu ermöglichen. Wir gestalten Onboarding-Module, die Ihre Unternehmenskultur näher bringen und die spezifischen Anforderungen der Position vermitteln. So wird gewährleistet, dass auch in Zeiten von Generationswechsel oder Fluktuation Qualitätsstandards sichergestellt werden.
Gerne beraten wir Sie bei der Integration der eLearning Inhalte in Ihre Onboarding-Prozesse. Durch einen Blended Learning Ansatz, in dem Präsenzveranstaltungen sinnvoll durch eLearning und Coachings ergänzt werden, erzielen Sie einen nachhaltigen Erfolg durch zufriedene und produktiv mitarbeitende neue Menschen in Ihrem Unternehmen.
Wissensvermittlung: Lebenslanges Lernen ermöglichen
In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist lebenslanges Lernen von entscheidender Bedeutung. Unsere WBTs bieten eine flexible Möglichkeit, kontinuierlich Wissen zu vermitteln und Fähigkeiten zu aktualisieren. Interaktive Elemente, multimediale Inhalte und Möglichkeiten zur sofortigen Rückmeldung helfen, den Lernerfolg zu maximieren.
Qualitätsmanagement: Exzellenz als Standard
Wir verstehen die Bedeutung des Qualitätsmanagements und integrieren diese Prinzipien in all unsere Dienstleistungen. Unsere WBTs unterstützen Sie dabei, Qualitätsstandards zu definieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Wir helfen Ihnen, Exzellenz als Standard in Ihrer Organisation zu etablieren.
Vorgespräch
In einem Vorgespräch kann ein*e Wissensgeber*in trotz anfänglicher Bedenken von dem neu etablierten Wissensmanagement im Unternehmen überzeugt, in seinem/ihrem Selbstbewusstsein gestärkt werden sowie den Nutzen der Stafette für sich persönlich erkennen.
Kick-Off
Die einstündige Auftaktveranstaltung hat das Ziel, das Vorgehen, die Rahmenbedingungen und Regeln der Wissensstafette zu definieren, Erwartungen zu äußern, spezifische Themenfelder zu definieren und mit allen Beteiligten ein vertrauensvolles Arbeitsklima zu schaffen.
Wissensgeber*in-Interview
Gemeinsam mit dem/der Wissensgeber*in führen die beiden Wissensmanager*innen ein geleitetes ca. dreistündiges Gespräch, in dem das (Erfahrungs-)wissen des/der Wissensgeber*in in einer Wissenslandkarte gesammelt und strukturiert wird.
Wissensnehmer*in-Interview
Im ca. dreistündigen Wissensnehmer*in-Interview werden offene Fragen in einer Fragenlandkarte gesammelt und strukturiert.
Transfergespräch
Wissen und Fragen finden sich in einer Landkarte wieder. Im Gespräch werden alle noch offenen Fragen beantwortet und darüberhinausgehendes Wissen vermittelt.
Im Transfergespräch werden im Regelfall eine Reihe an Aufgaben für Wissensgeber*in und Wissensnehmer*in deutlich, die in einem Übergabeprotokoll dokumentiert werden.
Nachbesprechung mit dem/der Wissensnehmer*in
Bei Bedarf wird eine Nachbesprechung durchgeführt, bei der die weitere Begleitung des Onboarding-/Einarbeitungs-prozesses festgelegt wird. Im Rahmen eines nachhaltigen Wissensmanagements ist zu klären, welche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen für den/die Wissensnehmer*in in Frage kommen.
Eine der häufig gestellten Fragen:
Was tun, wenn es (noch) keine*n direkte*n Nachfolger*in gibt?
In der Praxis stehen Unternehmen häufig vor der Problematik, dass die freiwerdende Stelle noch nicht rechtzeitig nachbesetzt werden kann. In diesem Fall wird der Standardprozess der Wissensstafette abgewandelt und an die individuelle Situation angepasst. Es könnte in diesem Szenario zum Beispiel ein*e „stellvertretende*r Wissensnehmer*in“ benannt werden, der/die den Prozess begleitet.
Steht schon fest, dass kein Nachfolger die Stelle 1:1 übernimmt, sondern die Verantwortlichkeiten an diverse Personen übertragen werden, so kommt der Wissensdokumentationsprozess zum Einsatz.
Darin wird das Erfahrungswissen ebenso wie in der Wissensstafette dokumentiert. Im Anschluss wird eruiert, wer in Frage kommt, um die Aufgabenbereiche zu übernehmen. Zum anderen wird die Dokumentation um einen Grad der Detailtiefe erweitert, der sicherstellt, dass auch bislang noch Unbeteiligte die Informationen ohne zusätzliche Erläuterungen seitens des/der (ausscheidenden) Wissensgeber*in nachvollziehen können.
In jedem Fall wird der hier beschriebene Prozess an die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
Gemeinsam entwickeln wir die passende Lösung.
Wie sichert und transferiert man das Erfahrungswissen seiner Mitarbeitenden, wenn diese das Unternehmen verlassen oder die Abteilung wechseln?
Erfolgsgeschichte: Wissenssicherung mit der Wissensstafette
Im Interview mit Stefan Honings
Kundenstimmen
Das sagen die Teilnehmer*innen unserer Qualifizierungsmaßnahmen.
"Besonders positiv aufgefallen sind die Abwechslung zwischen Theorie und Übungen."
Anonym
CURRENTA GmbH & Co. OHG
"Gut strukturierte und kompetente Einführung in eine gänzlich neue Form des Projektmanagements. Wertvoller und fundierter Aufbau für Einsteiger."
Anonym
CURRENTA GmbH & Co. OHG
"Die Kolleg:innen von ck quadrat besitzen in Sachen Wissensmanagement ein sehr hohe Kompetenz. Der Umgang war zu jedem Zeitpunkt im hohen Maße angenehm."
Michael Rüttgers
PROSOZ Herten GmbH
"Besonders positiv aufgefallen sind die Abwechslung zwischen Theorie und Übungen."
Anonym
CURRENTA GmbH & Co. OHG
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